Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Vertreten durch den Geschäftsführer Ortac Özel. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Ihre Anliegen zum Datenschutz richten Sie an die oben genannte Adresse.

2. Hosting und Server-Protokolle

Die Website wird bei der Vercel Inc. (USA) betrieben. Ruft Ihr Browser eine Seite auf, verarbeitet der Server technische Zugriffsdaten, die für die Auslieferung unvermeidbar sind: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssystemkennung sowie die zuvor besuchte Seite. Diese Daten dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und erstellen daraus keine Nutzerprofile.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag.

3. Besucherstatistik ohne Cookies

Wir möchten wissen, welche Seiten gelesen werden und ob unsere Inhalte gefunden werden. Dafür nutzen wir die Reichweitenmessung von Vercel (Vercel Web Analytics), die bewusst ohne Cookies arbeitet.

Erfasst werden je Seitenaufruf:

• die aufgerufene Seite und die Seite, von der Sie kamen
• Land, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem in gröberer Einteilung
• ein technischer Wert, der Aufrufe eines Tages zusammenfasst

Es wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen – keine Cookies, kein lokaler Speicher. Es entsteht keine Kennung, die Sie über mehrere Tage oder über andere Websites hinweg wiedererkennt. Ihre vollständige IP-Adresse wird nicht gespeichert. Wir sehen ausschließlich zusammengefasste Zahlen und können daraus keine einzelne Person erkennen.

Weil nichts auf Ihrem Gerät gespeichert wird, ist die Messung nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die bedarfsgerechte Gestaltung unseres Angebots. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen – eine Nachricht an info@sowo-immo.de genügt.

4. Anfragen über unsere Formulare

Über die Formulare dieser Website – Suchprofil, Eigentümer- und Verwaltungsanfrage, Wertermittlung, Mietpreis-Einschätzung, Kontakt – verarbeiten wir die Angaben, die Sie machen: Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Angaben zur Immobilie und Ihre Nachricht. Wir nutzen sie, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Die Angaben werden in einer Datenbank der Supabase Inc. gespeichert. Der Serverstandort liegt in Irland, die Daten verlassen die Europäische Union dabei nicht. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag. Zusammen mit Ihrer Anfrage speichern wir, welche Einwilligung Sie in welcher Textfassung erteilt haben – dies dient dem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Zum Schutz vor automatisierten Massenzuschriften prüfen unsere Formulare ein für Sie unsichtbares Feld, die Bearbeitungsdauer und die Zahl der Absendungen je Anschluss. Dabei verarbeiten wir Ihre IP-Adresse ausschließlich in Form eines nicht umkehrbaren Prüfwerts; die Adresse selbst speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse die Abwehr von Missbrauch.

5. Reihenfolge der Bearbeitung

Eingehende Anfragen ordnen wir intern nach Dringlichkeit, damit ein zeitkritisches Anliegen nicht hinter einer allgemeinen Frage liegen bleibt. Herangezogen werden nur Angaben, die Sie selbst gemacht haben – etwa der gewünschte Zeitraum, die Art der Immobilie und der Ort. Aus dieser Einordnung folgt lediglich, wer sich wann bei Ihnen meldet.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Über jedes Anliegen entscheidet ein Mensch; die Einordnung ersetzt diese Entscheidung nicht und kann sie nicht vorwegnehmen.

6. Anliegen von Mietern und Schadensmeldungen

Melden Sie ein Anliegen oder einen Schaden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die Anschrift und Wohnungsangabe, Ihre Beschreibung sowie Angaben zur Erreichbarkeit. Diese Daten benötigen wir, um den Sachverhalt zu prüfen, Handwerker zu beauftragen und Sie und – soweit erforderlich – die Eigentümerseite zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit die Verwaltung im Auftrag der Eigentümerseite erfolgt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Laden Sie Fotos hoch, werden diese in einem nicht öffentlichen Speicher abgelegt. Die Dateien sind nicht über eine offene Adresse erreichbar; der Zugriff erfolgt nur durch uns und nur über zeitlich befristete Verweise. Wir bitten Sie, ausschließlich den Schaden zu fotografieren und Personen sowie persönliche Unterlagen nicht mit aufzunehmen.

Zur Bearbeitung geben wir die erforderlichen Angaben an beteiligte Dritte weiter – etwa an das ausführende Handwerksunternehmen, den Notdienst, eine Versicherung oder die Eigentümerseite. Weitergegeben wird nur, was für die Erledigung nötig ist.

7. Digitaler Assistent für Mieteranliegen

Unter Anliegen melden können Sie Ihr Anliegen im Gespräch mit einem digitalen Assistenten aufnehmen. Er hilft beim Ausfüllen und stellt Rückfragen, damit die Meldung vollständig bei uns ankommt.

Ihre Eingaben werden dazu an die Anthropic PBC (USA) übertragen und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet. Nach Angaben des Anbieters werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Den Gesprächsverlauf speichern wir nicht; erst wenn Sie die Meldung am Ende bestätigen, entsteht daraus ein Vorgang nach Abschnitt 6.

Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte das gewöhnliche Formular oder rufen Sie uns an. Beide Wege führen zum selben Ergebnis.

Der Assistent erteilt keine rechtsverbindlichen Auskünfte, erkennt keine Mietminderung an und beauftragt keine Handwerker. Jede rechtlich oder finanziell erhebliche Entscheidung trifft ein Mitarbeiter.

7a. Unterlagen von Hausverwaltungen

Übergibt uns eine Hausverwaltung über Vermietung für Hausverwaltungen einen Vermietungsauftrag, lädt sie dazu Unterlagen hoch – in der Regel das Kündigungsschreiben und ein Datenblatt zur Wohnung. Diese Dateien werden zur Auswertung an die Anthropic PBC (USA) übermittelt, die daraus die Eckdaten der Einheit ausliest. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Auftrag ohne fehleranfällige Abschrift zu erfassen.

Das Kündigungsschreiben kann Daten der ausziehenden Mietpartei enthalten. Übernommen wird nur, was für eine Neuvermietung erforderlich ist: Name zur Zuordnung, genanntes Vertragsende, Angaben zur Wohnung und zum Zustand. Ausdrücklich nicht übernommen werden Bankverbindung, Geburtsdatum sowie Angaben zu Gesundheit, Familie, Beruf oder Zahlungsverhalten; fallen solche Angaben in einem Dokument auf, werden sie nur als vorhanden vermerkt, nicht wiedergegeben.

Erhalten wir auf diesem Weg Daten über Sie als ausziehende Mietpartei, ohne dass Sie sie uns selbst gegeben haben, können Sie sich jederzeit an info@sowo-immo.de wenden und Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen.

8. E-Mail-Versand

Bestätigungen und interne Benachrichtigungen versenden wir über Microsoft 365. Anbieter für Kunden in Europa ist die Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Die Inhalte Ihrer Anfrage werden dabei verarbeitet, weil sie Gegenstand der Nachricht sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mail ist ein offenes Verfahren. Auf dem Transportweg schützt eine Verschlüsselung zwischen den Servern, eine durchgehende Verschlüsselung bis zu Ihrem Postfach ist damit jedoch nicht garantiert. Bitte senden Sie uns besonders sensible Unterlagen nicht unaufgefordert per E-Mail.

9. Immobilienangebote und Karte

Unsere Angebote stammen aus dem Maklersystem der onOffice GmbH und werden als eingebettete Darstellung angezeigt. Die Karte auf der Kontaktseite stammt von Google (Google Ireland Limited, Irland). Beide Einbettungen bauen beim Laden eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter auf und übertragen dabei Ihre IP-Adresse.

Deshalb laden wir sie nicht von selbst. Sie sehen zunächst einen Hinweis mit einer Schaltfläche; erst Ihr Klick startet die Übertragung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser gemerkt und lässt sich durch Löschen der Websitedaten zurücknehmen. Für die Verarbeitung innerhalb der Einbettung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Um die Route zu uns zu planen, brauchen Sie die Karte nicht: Die Schaltflächen auf der Kontaktseite sind gewöhnliche Verweise und übertragen erst beim Anklicken etwas.

10. Schriften

Die verwendeten Schriften liegen auf unserem eigenen Server und werden beim Aufruf der Seite von dort geladen. Es entsteht keine Verbindung zu einem Schriftenanbieter und es wird keine IP-Adresse an Dritte übertragen.

11. Kundenportal und externe Verweise

Das Kundenportal unter portal.sowo-immo.de wird von unserem Verwaltungsanbieter Immoware24 bereitgestellt. Mit dem Aufruf verlassen Sie diese Website; es gelten die Datenschutzhinweise des Portalanbieters. Dasselbe gilt für Verweise auf andere Angebote wie unsere Seiten zur Baufinanzierung und zum Facility Management sowie für den Verweis auf unser Profil bei Instagram – dort werden erst beim Anklicken Daten übertragen, eine Einbettung findet auf unseren Seiten nicht statt.

12. Übermittlung in die USA

Beim Betrieb der Website und beim digitalen Assistenten werden Daten an Anbieter mit Sitz in den USA übermittelt (Vercel Inc., Anthropic PBC). Ein gleichwertiges Datenschutzniveau ist dort nicht in gleicher Weise gesetzlich gewährleistet wie in der Europäischen Union; insbesondere können US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff verlangen.

Grundlage der Übermittlung sind die von uns mit den Anbietern geschlossenen Verträge zur Verarbeitung im Auftrag einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, soweit sich der Anbieter nicht auf einen Angemessenheitsbeschluss stützen kann. Die Formulardaten selbst liegen in Irland und damit innerhalb der Europäischen Union.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Anfragen ohne Folge – wir löschen sie, sobald erkennbar ist, dass es zu keiner Zusammenarbeit kommt, spätestens nach sechs Monaten.
• Vorgänge aus Verwaltung und Vermittlung – für die Dauer des Verhältnisses und danach nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO: sechs bzw. zehn Jahre).
• Nachweise zu Einwilligungen – bis zum Ablauf möglicher Nachweispflichten.
• Server-Protokolle und Statistik – nur kurzfristig und in zusammengefasster Form; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist danach nicht möglich.

14. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dafür an info@sowo-immo.de. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die auf der Website eingesetzten Dienste ändern. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung. Welche Speichertechniken im Browser zum Einsatz kommen, ist gesondert unter Cookie-Einstellungen beschrieben.