Zwei Fälle, die man auseinanderhalten muss
Bei der Mietverwaltung beauftragt ein einzelner Eigentümer die Verwaltung seines Objekts. Der Wechsel ist eine Frage des Verwaltervertrags: Kündigungsfrist prüfen, kündigen, neu beauftragen. Ein Beschluss ist nicht nötig, weil niemand mitzuentscheiden hat.
Bei der WEG-Verwaltung entscheidet die Eigentümergemeinschaft. Die Abberufung des Verwalters ist nach § 26 Absatz 3 des Wohnungseigentumsgesetzes jederzeit durch Beschluss möglich, ein Grund muss nicht genannt werden. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
SoWo Immobilien übernimmt Mietverwaltung, aber keine WEG-Mandate. Für Eigentümergemeinschaften, die sich selbst organisieren möchten, empfehlen wir WEGnavigator.
Anzeichen, dass ein Wechsel angebracht ist
Ein einzelner Fehler ist kein Grund. Häufen sich diese Punkte, kostet die Verwaltung mehr, als sie an Gebühr ausmacht.
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig verspätet oder ist nicht nachvollziehbar aufgebaut.
- Auf Meldungen folgt keine Reaktion, und es gibt keinen benannten Ansprechpartner.
- Beschlossene Instandhaltungsmaßnahmen bleiben über Jahre liegen.
- Angebote von Handwerkern werden nicht verglichen, oder es kommt immer derselbe Betrieb ohne Wettbewerb.
- Bei WEG: Die Beschluss-Sammlung ist nicht auf Stand, Protokolle fehlen.
Der Ablauf bei der WEG-Verwaltung
Der Wechsel läuft über die Eigentümerversammlung. Sinnvoll ist die Reihenfolge: Angebote einholen, Kandidaten in der Versammlung vorstellen, dann Abberufung und Neubestellung in einem Zug beschließen. Ein Beschluss nur über die Abberufung schafft eine Lücke, in der niemand handlungsfähig ist.
Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre befristet, bei der ersten Bestellung nach Aufteilung des Objekts auf drei Jahre. Danach ist ein neuer Beschluss nötig – eine automatische Verlängerung gibt es nicht.
Seit Dezember 2023 können Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Die Zertifizierung nach § 26a WEG setzt eine Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer voraus. Fragen Sie danach; die Anforderung ist berechtigt und leicht zu belegen.
Was der alte Verwalter herausgeben muss
Die Unterlagen gehören nicht dem Verwalter, sondern der Gemeinschaft beziehungsweise dem Eigentümer. Ein Zurückbehalten wegen offener Rechnungen ist unzulässig. Diese Liste sollte Teil des Übergabeprotokolls sein.
- Teilungserklärung, Aufteilungsplan, Grundbuchauszüge
- Sämtliche Protokolle der Eigentümerversammlungen und die vollständige Beschluss-Sammlung
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Einzelabrechnungen und Buchhaltungsunterlagen
- Kontoauszüge, Nachweise über Rücklagen, Bankvollmachten zur Umschreibung
- Verträge: Versorger, Versicherungen, Aufzug, Wartung, Hausmeister, Reinigung
- Bei Mietverwaltung zusätzlich: Mietverträge, Mieterkorrespondenz, Kautionsnachweise, Übergabeprotokolle, Zählerstände
- Offene Vorgänge mit Stand: laufende Schadensfälle, Mahnverfahren, Gewährleistungsfristen
Kautionen sind gesondert zu belegen. Sie sind Fremdgeld und müssen nachweisbar getrennt geführt worden sein – hier zeigt sich am schnellsten, wie sauber gearbeitet wurde.
Ein realistischer Zeitplan
Rechnen Sie mit sechs bis zehn Wochen zwischen Entscheidung und abgeschlossener Übergabe. Der Löwenanteil ist Wartezeit, nicht Arbeit: Banken brauchen für die Umschreibung von Vollmachten Zeit, Versorger für die Adressänderung.
- Wochen 1–2: Angebote einholen, Leistungen und Vergütung vergleichen
- Woche 3: Beschluss beziehungsweise Kündigung und Neubeauftragung
- Wochen 4–6: Unterlagenübergabe, Bankvollmachten, Umschreibung der Verträge
- Wochen 6–10: Zählerstände, Mieterinformation, Abstimmung der offenen Vorgänge
Legen Sie den Wechsel möglichst auf einen Jahreswechsel oder das Ende eines Abrechnungszeitraums. Eine Abrechnung, die zwei Verwalter zur Hälfte erstellt haben, ist für alle Beteiligten mühsam.
Worauf Sie beim neuen Verwalter achten sollten
Vergleichen Sie nicht die Gebühr, sondern das Verhältnis von Leistung und Gebühr. Ein niedriger Grundpreis mit vielen Einzelpositionen ist am Jahresende oft teurer als eine höhere Pauschale.
- Welche Leistungen sind enthalten, welche werden gesondert abgerechnet?
- Wie viele Einheiten betreut ein Sachbearbeiter, und ist er namentlich benannt?
- Wie werden Schäden gemeldet, und erhält der Melder eine Eingangsbestätigung mit Nummer?
- Wie werden Handwerkerleistungen vergeben – nach Vergleichsangeboten oder aus einer festen Liste?
- Wie ist die Erreichbarkeit außerhalb der Servicezeiten geregelt?
Häufige Fragen
Bei der WEG-Verwaltung ja: Die Abberufung ist nach § 26 Absatz 3 WEG jederzeit durch Beschluss möglich, ein Grund ist nicht erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bei der Mietverwaltung richtet sich die Beendigung nach dem Vertrag.
Es besteht ein Herausgabeanspruch; ein Zurückbehalten wegen offener Vergütung ist unzulässig. In der Praxis hilft eine schriftliche Fristsetzung mit einer konkreten Liste der fehlenden Unterlagen. Bleibt sie erfolglos, ist der Anspruch gerichtlich durchsetzbar.
Eigentümergemeinschaften können seit Dezember 2023 verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird. Für die Mietverwaltung eines einzelnen Eigentümers gilt diese Anforderung nicht.
Nein. Wir verwalten Mietobjekte und übernehmen keine WEG-Mandate. Eigentümergemeinschaften, die sich selbst organisieren möchten, empfehlen wir WEGnavigator – dort lässt sich die Verwaltung strukturiert und nachvollziehbar in eigener Hand führen.
Einordnung, keine Rechtsberatung
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 30.07.2026 wieder und erklärt allgemeine Zusammenhänge. Er ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls und stellt keine Rechtsberatung dar. Gesetze und Verordnungen ändern sich; für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, bei steuerlichen Fragen an Ihre Steuerberatung.
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