Nebenkostenabrechnung verstehen und prüfen

Umgangssprachlich heißt alles „Nebenkosten“. Rechtlich zählt aber nur, was die Betriebskostenverordnung als umlagefähig aufführt – und was im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst, auch wenn sie in der Verordnung stehen.

Die Verordnung nennt in § 2 siebzehn Positionen. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss sowie Einrichtungen der Wäschepflege.

Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026.

Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen – die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Verspätung nachweislich nicht vom Vermieter zu verantworten ist, etwa weil ein Versorger seine Rechnung zu spät gestellt hat.

Umgekehrt gilt auch für Sie eine Frist: Einwendungen müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben. Danach sind sie ausgeschlossen. Es genügt eine schriftliche Mitteilung, worin Sie den Fehler sehen – ein Widerspruch muss nicht wie ein Gerichtsschriftsatz begründet werden.

Eine Abrechnung ist nur wirksam, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne juristische Hilfe nachvollziehen kann. Vier Angaben müssen deshalb erkennbar sein.

Heizung und Warmwasser machen meist den größten Teil der Abrechnung aus und unterliegen der Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird nach Fläche umgelegt – deshalb zahlen Sie auch bei kaum genutzter Wohnung einen Grundanteil.

Seit 2023 wird zusätzlich der CO₂-Preis auf Brennstoffe zwischen Vermieter und Mieter geteilt. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz sieht dafür ein Stufenmodell vor: Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes ist, desto höher der Anteil des Vermieters. Der Gedanke dahinter ist, dass Mieter die Dämmung ihres Hauses nicht beeinflussen können.

Prüfen Sie deshalb, ob eine CO₂-Aufteilung überhaupt ausgewiesen ist. Fehlt sie in einer Abrechnung mit Gas- oder Ölheizung, ist das ein begründeter Nachfragepunkt.

Nehmen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Ein Vergleich zeigt Auffälligkeiten schneller als jede Einzelprüfung.

Sie dürfen die Originalbelege einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Das ist kein Gefallen, sondern Teil des Anspruchs auf eine nachvollziehbare Abrechnung. In der Praxis genügt oft ein Anruf, um einen Termin zu vereinbaren oder Kopien zu erhalten.

Solange eine begründet angeforderte Belegeinsicht nicht gewährt wird, können Sie eine Nachzahlung zurückbehalten. Nutzen Sie das mit Bedacht: Ein pauschales Nichtzahlen ohne konkrete Beanstandung bringt Sie in Verzug.

Wenn Sie ein Objekt bewohnen, das wir verwalten, melden Sie Ihre Frage am besten schriftlich mit der Objektanschrift. Dann liegen die Unterlagen beim Rückruf bereits vor.